公文管理制度

第一章 总则

第一条

为了适应XX建设集团股份有限公司（以下简称集团）工作需要，推进集团公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。

第二条 本条例适用于集团各职能中心、子公司公文处理工作。

第三条 集团公文是集团实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，

是传达贯彻集团各项的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条

公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条

公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条

集团各职能中心、子公司应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立专人负责公文处理工作。

第七条

集团行政部负责集团的公文处理工作，并对各职能中心、子公司的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第八条

公文种类主要有：

一、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

二、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。

三、命令（令）。适用于公布行政制度、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

四、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

五、公告。适用于向外部宣布重要事项或者法定事项。

六、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

七、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

八、通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转

发公文。

九、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

十、报告。适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况，回复上级主管部门的询问。

十一、请示。适用于向上级主管部门请求指示、批准。

十二、批复。适用于答复下级单位请示事项。

十三、函。适用于集团外部与合作单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审

批事项。

十四、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、

标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、

印发单位和印发日期、页码等组成。

一、份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

二、密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注

“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

三、紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”

“加急”“平急”。

四、发文单位标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文

单位全称或者规范化简称。

五、发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。

六、签发人。上行文应当标注签发人姓名。

七、标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

八、主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

九、正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

十、附件说明。公文附件的顺序号和名称。

十一、发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

十二、成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

十三、印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

十四、附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

十五、附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

十六、抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、

规范化简称或者同类型机关统称。

十七、印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

十八、页码。公文页数顺序号。

第十条

公文的版式按照国家有关公文管理标准执行。管理制度汇编手册

第十一条

公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准

和规定执行。

第十二条

公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条

行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级

行文的，应当同时抄送被越过的部门。

第十五条

向上级部门行文，应当遵循以下规则：

一、原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级部门，不抄送下级部门。

二、建设集团向控股集团请示、报告重大事项，应当经建设集团董事长同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

三、下级部门的请示事项，如需以本部门名义向上级部门请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。

四、请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

五、除上级部门负责人直接交办事项外，不得以本部门名义向上级部门负责人报送公文，不得以本部门负责人名义向上级部门报送公文。

第十六条

向下级部门行文，应当遵循以下规则：

一、主送受理部门，根据需要抄送相关部门。重要行文应当同时抄送发文部门的直接上级部门。

二、集团总裁办，可以向职能中心、子公司行文，其他单位和部门不得向职能中心、子公司公司发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。需集团总裁审批的具体事项，经总裁同意后可以由集团行政部行文，文中须注明总裁已经同意。

三、集团各职能中心在各自职权范围内可以向同级或下级相关部门行文。

四、涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，集团行政部应当责令其纠正或者撤销。

第五章 公文拟制

第十七条

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十八条

公文起草应当做到：

一、符合集团发展路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，并同现行有关公

文相衔接。

二、一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

三、内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

四、文种正确，格式规范。

五、深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

六、公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。

七、各部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十九条

公文文稿签发前，应当由集团行政部进行审核。审核的重点是：

一、行文理由是否充分，行文依据是否准确。

二、内容是否符合集团发展路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是

否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

三、涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

四、文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；

文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

五、其他内容是否符合公文起草的有关要求。

六、需要集团总裁办审议的重要公文文稿，审议前由集团行政部进行初核。

第二十条

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内

容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第二十一条

公文应当经本部门负责人审批签发。重要公文和上行文由部门主要负责人签发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。

第六章 公文办理

第二十二条

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十三条

收文办理主要程序是：

一、签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

二、登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

三、初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本部门办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文部门并说明理由。

四、承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本部门负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

五、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

六、催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

七、答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十四条

一、复核。已经发文部门负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

二、登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

三、印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

四、核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十五条

涉密公文应当使用专用文件夹进行保密传递。

第二十六条

需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第七章 公文管理

第二十七条 集团各职能中心、子公司应当严格执行本公文管理制度，确保管理严格规范，

充分发挥公文效用。

第二十八条 集团公文由行政部统一管理，定期移交档案室存档。

第二十九条

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的部门或者其上级部门决定。

第三十条

公文的印发传达范围应当按照发文部门的要求执行；需要变更的，应当经发文部门批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文部门确定。

经批准公开发布的公文，同发文部门正式印发的公文具有同等效力。

第三十一条

复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经集团总裁批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经集团总裁批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

第三十二条

公文的撤销和废止，由发文部门、上级部门或者集团总裁办根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十三条

涉密公文应当按照集团的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十四条

不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十五条

部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案室。

工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十六条

新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章 附则

第三十七条

本制度由集团行政部负责解释、修订。

第三十八条

本制度自下发之日起施行